为了真实，详细，完整的反映18禁学生会开展的各项活动，明晰学生会人员组织变动，回顾总结学生会工作，特制定以下管理制度。
一、18禁学生会办公室负责本院学生会档案管理工作。所有档案先按照部门分类，后按类别存档。未经有关部门同意，任何人不得擅自改动档案，否则一经查实，报主席团严肃处理。
二、18禁办公室档案管理人员负责本院学生会档案的收集、整理、保管和开发工作。 直接由管理员负责归档，管理员不在场时由值班人员代为保管，并在值班纪录中详细填写时间、份数、经受人、档案来源等，已被专人整理归档。管理员归档时，应详细填写《学生会档案管理（存档登记）明细表 》.
三、未经主席团和办公室同意，任何人不得私自调档，调档时必须持有主席团成员或办公室主任的签字证明，档案人员在场做详细记录，并在备注栏中署名调档人员姓名、调档员以及时间。
四、18禁学生会人事档案包括学生会成员人事免任、奖惩等情况。（此外，办公室要保存一份学生会全体成员的生日表，在每个同学生日那天代表学生会送上一份祝福，以体现大家庭的温暖。）
五、18禁学生会工作计划及活动策划方案包括：①每学期伊始，各部门向学生会主席团递交书面工作计划②各部门举办大型活动之前，做出可行的报告③各项活动后，由活动负责人上交活动总结，总结内容包括明确的活动时间、地点、过程、结果及取得的经验教训，详尽的财务报表，并另附活动的负责人或主持人及参与人的具体名单。（活动总结应在活动结束一周内交与主席团审查，由办公室整理存档）
六、18禁学生会办公室负责保管其他各类需要上传下达的文件、会议记录、工作总结、工作记录、报刊文献及学生会集体荣获的奖品纪念品
七、18禁学生会办公室同时保管全院学生的奖惩纪录，并配合主席团进行监督
八、档案一旦遗失，管理人员应立即上报有关部门并及时补档。管理人员值班时间内不得离开。管理人员不得私自翻看档案。档案管理人员必须定期整理核查档案。
九、各类档案是主席团对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是对学生干部考核和评优的依据，因此办公室应妥善报管，及时备份重要文件。各部门借阅文件后，应保持文件的完整，清洁，不得乱写乱画。
十、本档案管理制度同学生会章程一起公布生效。
